Assistant Direction H/F

MAIRIE DE SAVONNIERES

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Les missions du poste

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE AUPRES DE LA DGS ET DES SERVICES :

Gestion du courrier papier, de la réception à la diffusion, archivage numérique

Gestion des courriels professionnels (boite mails propre à l’agent et générique « mairie »)

Organisation des conseils municipaux et des commissions générales : convocations, préparation des dossiers, transmission des actes au contrôle de légalité, tenue des registres, affichages, certificats d’affichage, maintien du bon ordre, retour des documents affichés dans les services concernés

Aide à la réalisation de projets et d’activités ponctuelles de la direction générale et autres services communaux

Archivage des dossiers de la direction

MARCHES PUBLICS :

1/ conseil auprès des services sur le choix des procédures au regard des besoins

2/ préparation de la mise en œuvre des procédures : assure le montage du dossier dans le respect du calendrier prévisionnel en lien avec la DGS

3/ aide à la rédaction de toutes les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises, en particulier le règlement de consultation et le cahier des clauses administratives particulières

4/ publication de la procédure et réponse aux éventuelles questions des candidats

5/ téléchargement les offres des candidats, vérification de la complétude des pièces, préparation des PV d’analyse des candidatures

6/ transmission au contrôle de légalité des pièces de marché le cas échéant,

7/ notification des éléments contractuels des marchés et avenants

SECRETARIAT DU MAIRE et ORGANISATION INSTITUTIONNELLE :

Organisation de l’agenda institutionnel et planification les réunions (convocation et invitation, mise à jour des agendas sous format numérique, gestion de la réservation des salles et des matériels requis : informatique, vidéo projecteurs…)

Gestion de l’agenda du Maire dans ses différents mandats.

MANIFESTATIONS INSTITUTIONNELLES :

Déroulement et invitations des manifestations institutionnelles de la commune (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, les vœux du maire et autres cérémonies).

Contraintes liées au poste :

Exceptionnellement, possibilité de réunions le soir

Exceptionnellement, suppléance ponctuelle des agents d’accueil.

Tenue des bureaux de vote les samedis et dimanches d’élections.

Autonomie et responsabilités :

Relative autonomie dans l’organisation du travail. Missions suivies et évaluées par le cadre qu’elle assiste

Garant de l’image du cadre qu’elle assiste (et conséquences politiques pour les élus)

Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique

Le profil recherché

Les savoirs

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques / logiciels / Internet.

Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

Connaissance en droit public et en commande publique

Connaissance de la réglementation en vigueur en matière d’élection.

Les savoir-faire

Capacité organisationnelle : mise à jour des agendas, gérer la prise de rendez-vous en fonction des priorités

Capacité à évaluer l’urgence d’une demande

Forte capacité à référer

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers et courriels

Adaptation de son propos en fonction des interlocuteurs

Rédaction/saisie de documents de formes et contenus divers

Respecter les délais de transmission

Les savoir-être

Etablir une relation de confiance avec le DGS, les élus et l’ensembles des agents des différents services

Rigueur, autonomie et sens de l’organisation

Force de proposition et disponibilité

Aisance et goût pour l’accueil du public, aptitude au travail en équipe.

Qualités de discrétion et de réserve
- Poste à temps complet
- CNAS, prévoyance et protection sociale complémentaire
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.

Bienvenue chez MAIRIE DE SAVONNIERES

La commune de Savonnières recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet à partir du 28/04/2025.

Vous serez en charge du secrétariat du maire et des assemblées, fonctions d’assistanat de direction auprès du DGS ainsi que de la gestion des marchés publics et des achats.

Lieu : Savonnières
Contrat : CDI
Télétravail : Pas de télétravail
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