MAIRIE DE SAVONNIERES
Postée il y a 2 jours
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE AUPRES DE LA DGS ET DES SERVICES :
Gestion du courrier papier, de la réception à la diffusion, archivage numérique
Gestion des courriels professionnels (boite mails propre à l’agent et générique « mairie »)
Organisation des conseils municipaux et des commissions générales : convocations, préparation des dossiers, transmission des actes au contrôle de légalité, tenue des registres, affichages, certificats d’affichage, maintien du bon ordre, retour des documents affichés dans les services concernés
Aide à la réalisation de projets et d’activités ponctuelles de la direction générale et autres services communaux
Archivage des dossiers de la direction
MARCHES PUBLICS :
1/ conseil auprès des services sur le choix des procédures au regard des besoins
2/ préparation de la mise en œuvre des procédures : assure le montage du dossier dans le respect du calendrier prévisionnel en lien avec la DGS
3/ aide à la rédaction de toutes les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises, en particulier le règlement de consultation et le cahier des clauses administratives particulières
4/ publication de la procédure et réponse aux éventuelles questions des candidats
5/ téléchargement les offres des candidats, vérification de la complétude des pièces, préparation des PV d’analyse des candidatures
6/ transmission au contrôle de légalité des pièces de marché le cas échéant,
7/ notification des éléments contractuels des marchés et avenants
SECRETARIAT DU MAIRE et ORGANISATION INSTITUTIONNELLE :
Organisation de l’agenda institutionnel et planification les réunions (convocation et invitation, mise à jour des agendas sous format numérique, gestion de la réservation des salles et des matériels requis : informatique, vidéo projecteurs…)
Gestion de l’agenda du Maire dans ses différents mandats.
MANIFESTATIONS INSTITUTIONNELLES :
Déroulement et invitations des manifestations institutionnelles de la commune (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, les vœux du maire et autres cérémonies).
Contraintes liées au poste :
Exceptionnellement, possibilité de réunions le soir
Exceptionnellement, suppléance ponctuelle des agents d’accueil.
Tenue des bureaux de vote les samedis et dimanches d’élections.
Autonomie et responsabilités :
Relative autonomie dans l’organisation du travail. Missions suivies et évaluées par le cadre qu’elle assiste
Garant de l’image du cadre qu’elle assiste (et conséquences politiques pour les élus)
Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
Les savoirs
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques / logiciels / Internet.
Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance en droit public et en commande publique
Connaissance de la réglementation en vigueur en matière d’élection.
Les savoir-faire
Capacité organisationnelle : mise à jour des agendas, gérer la prise de rendez-vous en fonction des priorités
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
Forte capacité à référer
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers et courriels
Adaptation de son propos en fonction des interlocuteurs
Rédaction/saisie de documents de formes et contenus divers
Respecter les délais de transmission
Les savoir-être
Etablir une relation de confiance avec le DGS, les élus et l’ensembles des agents des différents services
Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
Force de proposition et disponibilité
Aisance et goût pour l’accueil du public, aptitude au travail en équipe.
Qualités de discrétion et de réserve
- Poste à temps complet
- CNAS, prévoyance et protection sociale complémentaire
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
La commune de Savonnières recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet à partir du 28/04/2025.
Vous serez en charge du secrétariat du maire et des assemblées, fonctions d’assistanat de direction auprès du DGS ainsi que de la gestion des marchés publics et des achats.