Assistant / Assistante de direction

Créée en 2020, DAYTOURSPORT est une association d'inclusion par le sport à Tours. L'objectif est de mobiliser des jeunes autour du sport et de les accompagner et valoriser leurs compétences et leurs savoir-être afin qu'ils et elles s'épanouissent dans la ville ainsi que dans leur vie personnelle, scolaire et professionnelle.

L'assistante de direction assure un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle d'une direction ou d'un service. Elle agit en tant que soutien opérationnel au(x) dirigeant(s) et joue un rôle d'intermédiaire entre les différents services de l'entreprise et les interlocuteurs externes.

Ses principales missions incluent :

Gestion de l'agenda du directeur ou de la direction (prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des priorités).
Organisation et préparation des réunions (ordre du jour, supports, comptes rendus).
Gestion des appels téléphoniques, courriers, e-mails et traitement des demandes entrantes.
Suivi des dossiers administratifs, budgétaires et RH.
Rédaction, mise en forme et archivage de documents (rapports, présentations, courriers officiels).
Coordination des déplacements professionnels (réservations, notes de frais).
Interface entre la direction et les collaborateurs, ainsi qu'avec les partenaires externes.

2. Responsabilités du poste :

Garantir la confidentialité des informations traitées.
Prioriser les urgences et alerter la direction en cas de besoin.
Veiller à la bonne circulation des informations au sein de l'entreprise.
Assurer une gestion proactive des dossiers et des tâches administratives.
Représenter la direction en cas d'absence sur des sujets opérationnels.

3. Conditions d'exercice :

Travail au sein d'un bureau, avec un poste informatique dédié.
Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels de gestion.
Relations fréquentes avec les différents services de l'entreprise, les clients et les partenaires.
Respect des délais et gestion des imprévus.
Position nécessitant discrétion, rigueur, adaptabilité et réactivité.

4. Conditions horaires :

Poste à temps plein (35 heures/semaine), avec possibilité d'horaires modulables en fonction des besoins de la direction.
Horaires réguliers, mais pouvant nécessiter une disponibilité ponctuelle en cas d'événements ou d'urgences.
Temps partiel envisageable selon l'organisation interne.

5. Environnement de travail :

L'assistante de direction travaille principalement dans les locaux de l'entreprise.
Possibilité de télétravail selon les politiques internes (à hauteur de 1 à 2 jours par semaine).
Environnement dynamique, nécessitant de la polyvalence et une bonne gestion du stress.
Contacts réguliers avec des interlocuteurs internes et externes.

Compétences requises :

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Capacité rédactionnelle et bonne orthographe.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Discrétion, diplomatie et sens du service.
Aisance relationnelle et bonne communication.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).